Aachen, im August 2019. Mit dem ecoDMS Web Client wird eine revisionskonforme Dokumentenarchivierung standort- und plattformunabhängig für jedermann möglich. Der ecoDMS-Web Client erlaubt einen schnellen und bequemen Zugriff auf das Archivsystem ecoDMS. Der Web Client wird über den Internetbrowser geladen und ermöglicht ein bequemes Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten. Die ecoDMS GmbH hat in diesen Tagen ein brandneues Video veröffentlicht. In diesem werden die Funktionen und Möglichkeiten des Web Clients näher erläutert.
Der Zugriff auf auf das Client-Server-System ecoDMS ist mittels Web Client aus dem eigenen Netzwerk und optional auch per Fernzugriff möglich. Der Web Client bietet eine Vielzahl an ecoDMS-Funktionen.
Wie beim Desktop-Client können auch hier beliebige Dokumente via Drag und Drop archiviert werden. Mittels Klassifizierung können für jede archivierte Datei unter anderem den Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, den Status und weitere Ablageinformationen erfasst werden. Auch die Zuständigkeiten können über den Berechtigungsbereich verwaltet werden.
Das Wiederfinden der archivierten Dokumente ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. Die Volltextsuche ermöglicht einen Suchvorgang über die Inhalte der Dokumente. Außerdem berücksichtigt die Software hierbei auch Metadaten, Klassifizierungsattribute und Notizen. Neben der Volltextsuche stehen weitere Filterfunktionen in der Weboberfläche zur Verfügung.
Die Bearbeitung von eingehenden Papierdokumenten erfolgt beim Web Client ebenfalls über die Inbox. Nach dem Scannen werden die digitalisierten Unterlagen abgerufen und für die Archivierung vorbereitet. Optional können PDF-Dateien bei Bedarf auch manuell über die Upload-Funktion in die Inbox geladen werden.
Einsicht in die verschiedenen Versionen einer Datei erhalten die Anwender über die Versionsverwaltung. Die einzelnen Versionen sind nach Datum sortiert und können zum Öffnen heruntergeladen werden. Die Ablage der einzelnen Versionen erfolgt über die dafür vorgesehenen ecoDMS-Plugins oder auch über den Desktop bzw. Web Client.
Über das Notizen-Fenster können individuelle Anmerkungen zu einem Dokument geschrieben, bearbeitet und gelöscht werden. Die Funktion gleicht dem bekannten Klebezettel.
Der Web Client verfügt über eine eingeschränkte Papierkorbfunktion. So können nicht mehr benötigte Dokumente aus der Standardansicht entfernt werden. Dabei werden die Dateien nicht gelöscht, sondern lediglich in einem virtuellen Papierkorb abgelegt. Ein lesbarer Zugriff auf diesen Papierkorb inkl. Wiederherstellen-Funktion ist mittels Web Client möglich. Weitere Löschfunktionen gemäß DSGVO und GoBD stehen im ecoDMS Desktop-Client zur Verfügung.
Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen ecoDMS-Funktionen. Als Client-Server-System gilt ecoDMS als der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige und revisionskonforme Archivierung von Dokumenten.
Die Software überzeugt außerdem mit ihrem zeitgemäßen und kundenfreundlichen Lizenzmodell. Eine Lizenz der Vollversion kostet 89 Euro brutto pro gleichzeitiger Verbindung. Darin enthalten sind alle ecoDMS-Funktionen, Plug-ins, Add-ons, ein PDF-A-Drucker und natürlich auch der Web Client. Für den privaten Gebrauch ist ecoDMS als eingeschränkte Free4Three Version dauerhaft kostenfrei nutzbar. Als Demoversion kann das Archivsystem für die Dauer von 30 Tagen zu Testzwecken verwendet werden.
Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de
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Ralf Schmitz
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