Aachen, im Oktober 2018. In KW 42 veröffentlicht die Aachener Softwarfirma, ecoDMS GmbH, die brandneue Version der erfolgreichen Archivlösung ecoDMS. Mit ecoDMS Version 18.09 (apu) leiten die Aachener eine neue Ära in Sachen Dokumenten-Management ein. Das Archivsystem läuft plattformunabhängig am PC, Handy und Tablet. Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die Version. Ein Teil der Neuerungen ist bereits bekannt. Weitere Inhalte geben die Entwickler heute bekannt:
Dokumente gemäß DSGVO & GoBD löschen
ecoDMS beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema “Datenschutz” und “GoBD” orientiert. So können Dokumente in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Der Zugriff auf das Protokoll und deren “Klassifizierungsreste” setzt bestimmte Sytemberechtigungen beim Benutzer voraus.
Benutzer gesetzeskonform entfernen
Angelegte Benutzer können bei Bedarf unwiderruflich entfernt werden. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen. Dieser kann auch eine Gruppe oder eine Systemberechtigung sein. Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie. Diese werden gesetzeskonform anonymisiert.
Fernzugriff ganz ohne App
Der neue Webclient löst die bisherige Mobile App ab. Dank des Responsive Designs ist die Nutzung der Weboberfläche ab Version 18.09 am PC, Laptop, Smartphone und Tablet möglich. Standardmäßig kann der Webclient im eigenen Netzwerk genutzt werden. Sofern ein Zugriff von außen via Webclient auf das Archiv gewünscht ist (z.B. aus dem Mobilfunknetz oder aus anderen Netzwerken) kann jetzt zusätzlich der Fernzugriff in den Einstellungen von ecoDMS aktiviert werden. Das macht einen standortunabhängigen Zugriff auf das Archiv möglich. Und das ganz ohne App. Es genügt ein aktueller Internetbrowser um mit der Webvariante des Archivsystems arbeiten zu können. Der Webclient verfügt über zahlreiche Funktionen der Desktop-Version. Angefangen von der Inbox für eingescannte Dokumente, über den allgemeinen Archivzugriff mit Up- und Download-Funktion, über die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen bis hin zur Versionsverwaltung und vielen weiteren Funktionalitäten, bringt die Weboberfläche frischen Wind in die DMS-Welt.
PDF Editor mit Stempelfunktion
Der interne PDF Editor erlaubt es archivierte PDF-Dateien nachträglich mit Kommentaren und Bildern (z.B. Stempeln) zu versehen und als neue Version abzulegen.Verfügbar ist der PDF Editor für alle archivierten Dateien mit Dokumentenvorschau, die zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind. Mittels PDF Editor können Kommentare in Textform und Grafik (z.B. Stempel) auf das Dokument aufgebracht werden. Mit dem Speichern der Kommentare, erzeugt ecoDMS automatisch eine neue Version des Dokuments. So bleibt das Original stets erhalten und jegliche Änderungen sind mittels Versionsverwaltung nachvollziehbar.
Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie sichert ursprünglichen Lizenzpreis
Eine Lizenz für Version 18.09 (apu) ist für einmalig 89 Euro inklusive 19% Mehrwertsteuer ab Veröffentlichungstermin im Onlineshop der ecoDMS GmbH und bei allen offiziellen Partnern erhältlich. Mit dem Erscheinen von Version 18.09 (apu) wird der Verkauf von Erstlizenzen für Version 16.09 (eleanor) eingestellt. Lizenzerweiterungen und Support sind weiterhin erhältlich. Wer noch keine 16er-Lizenz hat, sollte sich diese idealerweise noch schnell sichern. Für das neue Major Release benötigen alle Benutzer zwar eine neue, kostenpflichtige Lizenz, wer aber bereits einer Lizenz von Version 16.09 (eleanor) hat, profitiert bei einem Upgrade auf Version 18 von der Lebenslangen-Lizenzpreis-Garantie. Hier bleibt der ursprünglich gezahlte Lizenzpreis für Version 18 bestehen. Somit brauchen Bestandskunden keine Preiserhöhung fürchten.
Veröffentlichung in KW 42, 2018
Die Windows-Pakete stehen ab KW42 zur Verfügung.
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Ralf Schmitz
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