Es gleicht einem Theaterstück, was sich jeden Tag in den Chefetagen abspielt, obwohl es für die Assistenz einen extremen Kraftakt bedeutet: Das Katz-und Mausspiel von Assistenz und Chef. “Ich erlebe es fast überall, dass Kommunikation zwischen Chef und Assistenz zwischen Tür und Angel stattfindet”, berichtet Management Assistants’ Consultant Marit Zenk und spricht damit ein Thema an, das viele Assistenzen aus ihrer täglichen Arbeit kennen. “Damit die Sekretärin jedoch einen guten Job machen kann, braucht es echte Kommunikation!”
Auf der einen Seite erwarten Chefs exzellente Arbeit. Auf der anderen Seite bekommt die Assistenz nicht alle notwendigen Informationen, die sie jedoch unbedingt benötigt, um Zusammenhänge erkennen und nutzen zu können. “Weiterhin ist es auch ein Unterschied, ob Unterlagen lediglich für “seine Aktentasche’ erstellt werden sollen oder ob sie einer wichtigen Präsentation dienen”, erklärt Zenk, die selbst viele Jahre lang Assistenz auf Top-Level in unterschiedlichen Unternehmen war.
Was braucht es nun, damit Chef und Assistenz optimal arbeiten können? “Aus meiner Erfahrung ist es unabdingbar, dass sich beide regelmäßig zusammensetzen, um Informationen auszutauschen”, erklärt die Management Assistants’ Consultant. “Solche Besprechungen dienen nicht nur dazu, dass die Assistenz Informationen und Aufgaben von ihrem Chef erhält, sondern auch dazu, dass sie ein Stimmungsbild abgeben kann. Damit fungiert sie als Bindeglied zwischen Chef und Mitarbeiter”, hebt Zenk hervor. Auf diese Weise können Unstimmigkeiten aufgeklärt oder mögliche Konflikte vermieden werden.
Als Management Assistants’ Consultant unterstützt Zenk Chef und Assistenz dabei, ihre Zusammenarbeit zu perfektionieren.
In ihrer eigenen Zeit als Vorstandsassistenz hat sich die Management Assistants’ Consultant selbst Tricks einfallen lassen, um ihren Chef sprichwörtlich zu fassen zu bekommen. Wie es gelingen kann, dass beide Seiten diese wichtige Zeit für echte Kommunikation in den oft stressigen Alltag einbinden können, gibt Marit Zenk seit vielen Jahren weiter. “Chef und Assistenz sind nur dann ein Erfolgsteam, wenn sie permanent interagieren”, sagt Marit Zenk abschließend.
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