Das Münchner Consulting-Unternehmen stallwanger IT hat sein Web-Portal Dienstreise-Online mit neuen Zusatzfunktionen aktualisiert. Ziel ist es, über neue Funktionen zum Hochladen und Exportieren die Abrechnung von Reisekosten weiter zu automatisieren, zu beschleunigen und komfortabler zu gestalten.
Das Online-Portal richtet sich an mittelständische Unternehmen, deren Mitarbeiter ein einfach einsetzbares Instrument für die Berechnung ihrer Reisekosten benötigen, das zentral verwaltet wird und die Prozesse zwischen Finanz- und Personalbereich strafft. Bei Dienstreise-Online können die Mitarbeiter mit wenigen Klicks Reisezeiten und -grund sowie Fahrt-, Hotel- und Bewirtungskosten angeben. Im Portal lassen sich nun von Mitarbeitern auch die Belege als Bild- oder PDF-Dateien hochladen. Für die Finanzbuchhaltung verbessern sich die Arbeitsabläufe, weil die Buchungsdaten in betriebswirtschaftliche Systeme wie etwa Datev oder SAP exportiert und weiterverarbeitet werden können. Dienstreise-Online wird vom Anbieter selbst gehostet und kann von Unternehmen im monatlichen Abo für die betreffenden Anwender bezogen werden.
Dienstreise-Online ermöglicht es, in einem selbsterklärenden Formular alle relevanten Reisedetails zu hinterlegen. Die entsprechenden Berechnungen von Pauschalen und Abzügen des Verpflegungsmehraufwands nimmt das System automatisch vor. Somit können Unternehmen stets rechtssicher abrechnen, ohne dass sie auf Änderungen im Reisekostenrecht oder neu veröffentlichte Auslandstagesgelder reagieren müssen.
Im Portal sehen die Mitarbeiter stets nur Eingabefelder, die für das Abrechnen ihrer Dienstreise relevant sind. Aufgrund der intuitiven Oberfläche entfallen für die Firmen kostenintensive Mitarbeiterschulungen für die korrekte Datenpflege.
Belege zu den Reisekosten, wie etwa Zugtickets oder Taxiquittungen, lassen sich vom Mitarbeiter direkt als Nachweis der entsprechenden Dienstreise zuordnen. Auf diese Weise können Entgeltabrechnung oder die Buchhaltung einfach alle Belege sofort einsehen und auch zu einem späteren Zeitpunkt diese Nachweise lückenlos aufführen. Das Zuweisen verschiedener Benutzerzugänge erlaubt es, mit Steuerkanzleien oder Wirtschafsprüfungsunternehmen enger zusammenzuarbeiten, um sowohl den Datenaustausch als auch die Nachweispflicht angenehmer zu gestalten.
Mit dem Buchungsexport im FIBU-Modul lassen sich Standardkontenrahmen, wie etwa SKR03, SKR04, oder wahlweise individuelle Kostenrechnungstabellen umsetzen, um die Buchungsdaten in Systeme wie Datev und SAP exportieren zu können. Dank der Gruppen- und Benutzerverwaltung kann das Controlling mit Dienstreise-Online auf verschiedenen hierarchischen Ebenen Reisekostenabrechnungen verwalten und managen. Ferner gibt ein Dashboard einen Überblick für die Kostenplanung eines eingestellten Zeitraums hinsichtlich Ausgabenart, Kostenstellen oder Projekte.
Interessenten erhalten einen kostenfreier Testzugang auf Anfrage unter www.dienstreise-online.de/kontakt erhältlich. Quelle: stallwanger IT
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