Der erste Arbeitstag im neuen Job ist ganz schön aufreibend. Neue Umgebung, neue Kollegen und ein neuer Chef sind erst einmal Unsicherheitsfaktoren. Umgekehrt natürlich genauso, denn ob der oder die Neue in das bestehende Team passt, kann man nicht garantieren. Das Ganze gleicht einem Drahtseilakt. DIE MAC – Management Assistants” Consultant – Marit Zenk gibt praktische Tipps speziell für die ersten Tage im neuen Job einer Assistenz.
“An der neuen Wirkungsstätte angekommen, sollte man die Zeit nutzen, um alles zu begutachten”, rät die im Sekretariat bestens erfahrene Marit Zenk – früher auch bekannt als “Deutschlands 1. Secretary Coach und Erfolgsteamtrainer”. Welche Technik ist vorhanden? Welche Peripheriegeräte stehen zur Verfügung? Funktioniert die Zugangskarte zu allen relevanten Bereichen? Im zweiten Schritt ist es wichtig, sich einen Überblick über alles Wesentliche zu verschaffen, was das Unternehmen selbst betrifft. Namen der Geschäftsführer, Firmengeschichte, Unternehmenswerte etc. “Solche Details zu wissen, gibt Sicherheit, zeigt Engagement und unterstreicht die Kompetenz in der Außenwirkung”, erklärt Zenk weiter.
Direkt mit Kritikpunkten oder Verbesserungsvorschlägen anzukommen, ist in den ersten Arbeitstagen im neuen Job nicht zu empfehlen. Vielmehr sollte man zunächst einmal beobachten. “So tritt man nicht gleich ins erste Fettnäpfchen.” Optimierungsvorschläge können zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam diskutiert werden.
Die Assistenz sollte sich zu Beginn mit ihrem neuen Chef zusammensetzen, gegenseitige Erwartungshaltungen besprechen und die ,Dos and Don”ts” abklopfen. Das fördert das Vertrauen, gibt Sicherheit und schafft Klarheit auf beiden Seiten. Um proaktiv an die Dinge herangehen zu können, sollte man wissen, wie der Chef tickt und was in der Firma üblich ist.
Da der Wirkungsbereich einer Assistenz sehr breit aufgestellt ist, ist das interne und externe Vernetzen eine Voraussetzung, die geschaffen werden muss. “Wenn man weiß, wer im Unternehmen womit betraut ist, kann man bestimmte Aufgaben effizienter erledigen.” Last but not least führt Marit Zenk den Fokus auf die Selbst- und Sozialkompetenz einer Assistenz: “Gut zu sich selbst und zu seinem Umfeld zu sein, zeigt, dass man neben seiner Fachkompetenz auch mit empathischen Fähigkeiten punkten kann.”
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