Berlin/Konstanz, 15.07.2019 – Hochkarätige Vorträge und Diskussionen: Die perfekte Plattform zum Austausch über aktuelle Projekte und Themen rund um die Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung boten jüngst die Informationstage des Spezialisten für Informationsmanagement-Software OPTIMAL SYSTEMS. Über 100 Vertreter zahlreicher Öffentlicher Verwaltung waren vom Programm der Experten von OPTIMAL SYSTEMS Konstanz in den Räumen der Industrie- und Handelskammer Hochrhein-Bodensee so überzeugt, dass eine Neuauflage schon fest eingeplant ist.
Mit digitalem Rechnungsmanagement für alle Eventualitäten gewappnet: Intensiv diskutiertes Thema bei den Besuchern aus Stadtverwaltungen, Stadtarchiven, Stadtwerken, Gemeinden und Landratsämtern war die Rechnungsbearbeitung. Handlungsbedarf besteht derzeit für viele Kommunen und Städte durch das sukzessive eingeführte E-Rechnungsgesetz: So muss die Umstellung der Verwaltungen auf eine digitalisierte Infrastruktur erfolgen – beispielsweise mit der Implementierung elektronischer Rechnungsbearbeitungsprozesse und automatischer Posteingangsworkflows. Ansporn für die Umsetzung ist aber nicht allein die Gesetzeslage. Bei den Informationstagen wurde deutlich, dass in erster Linie die hohen Einsparpotenziale sowie die deutlich minimierte Bearbeitungszeit der anfallenden Rechnungen – jährlich immerhin knapp 200 Millionen – für die Digitalisierungsplanungen relevante Aspekte sind.
Wertvolle Impulse lieferten die Informationstage für alle Teilnehmer. Deutlich zeigte sich während der Veranstaltung, dass es sich lohnt, gewohnte Abläufe in Öffentlichen Verwaltungen im Zuge der allgemeinen Digitalisierung neu zu überdenken. Nach der Begrüßung durch Jens Neuhaus, Account Manager der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz, war die Bühne frei für die informativen Präsentationen. Dr. Olaf Holst, Chief Evangelist von OPTIMAL SYSTEMS, stellte die zentralen Meilensteine der künftigen enaio®-Versionen vor. Jens Neuhaus gewährte spannende Einblicke in die Lösung enaio® aktenführung 2.0. Über Erfahrungen aus dem Projektmanagement mit dem Schwerpunkt “Risikoanalyse und Risikomanagement im Digitalisierungsboom” berichtete Marc Weyhing, Senior ECM-Projektmanager. Nach dem Programm wurde während einer Abendveranstaltung bei hochsommerlichen Temperaturen der erfolgreiche Abschluss des ersten Informationstages auf der Dachterrasse des Konstanzer Büros gefeiert.
Der zweite Tag widmete sich ganz dem Thema “Aktenplan 21”. Hinter dem Ausdruck verbergen sich die Herausforderungen dabei, die bestmögliche Organisation der Schriftgutverwaltung in Kommunen zu gewährleisten. Die Details des Ordnungsinstruments erläuterte Dr. Wolfgang Sannwald, Abteilungsleiter Öffentlichkeitsarbeit, Archiv, Kultur vom Landratsamt Tübingen. Zudem wurde in weiteren Referaten untersucht, welche Potenziale digitale Lösungen haben, die dabei unterstützen, den Kommunalen Aktenplan 21 zeitnah zu realisieren.
Der Austausch zur Digitalisierung in Kommunen und Städten erreichte das erhoffte Ziel. “Die überaus positive Resonanz, die wir während der zwei Veranstaltungstage von unseren Kunden und Partnern erfahren haben, hat uns darin bestärkt, dieses Format auch in Zukunft weiterzuführen. Insofern freue ich mich jetzt schon auf die Informationstage 2020 in Konstanz”, resümierte Jens Neuhaus.
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