Ob bei Gesprächen, in Verhandlungen, bei Präsentationen, oder im Verkauf: Fast täglich stellen wir uns verschiedenen Gesprächssituationen und wollen dabei mit einem seriösen, überzeugenden Auftritt punkten. Was die Wenigsten wissen: Einen ersten Eindruck von uns erhalten unsere Gesprächspartner bereits dann, wenn im Vorfeld eines persönlichen Treffens per E-Mail oder Brief kommuniziert wird. Erfahrene Experten, wie der Managementtrainer und Buchautor Peter A. Worel, wissen: Auch in der schriftlichen Kommunikation geht es darum, den Empfänger einer Botschaft so anzusprechen, dass er sich wirklich persönlich adressiert fühlt.
Fest steht: Wer sein Unternehmen erfolgreich repräsentieren will, der muss überzeugend auftreten – in Worten und Taten! Dementsprechend ist nicht nur der persönliche Auftritt entscheidend, auch die schriftliche Kommunikation hat einen großen Einfluss darauf, wie wir von anderen wahrgenommen werden. Nicht selten werden Geschäftsbriefe oder E-Mails verschickt, die in ihrer Wortwahl zu wünschen übriglassen. Hierzu zählt auch der Abwesenheitsagent des Mailprogramms. So finden sich immer wieder überflüssige Floskeln, Flüchtigkeitsfehler oder nicht personalisierte Anschreiben in geschäftlichen Briefen und E-Mails, die dem Empfänger vor allem eines signalisieren: Mangelnde Wertschätzung und untergeordnetes Interesse an seiner Person.
Besser: Empfängerorientierte Kommunikation
Wer seinen Adressaten mit Respekt und persönlichem Interesse begegnen will, der sollte rhetorische Stilmittel auch für das Schreiben von Briefen und E-Mails nutzen. Die Technik des “SIE-Standpunkts” rückt dabei automatisch die angesprochene Person in den Mittelpunkt. Ein Beispiel: Statt zu schreiben “Ich sende Ihnen …” oder “Ich benötige von Ihnen …”, wirkt die Formulierung “Sie erhalten von mir …” oder “Bitte senden Sie mir … ” weniger egozentrisch und mehr am Zuhörer bzw. Leser orientiert. Der Informationsgehalt ist in beiden Varianten identisch, doch das “Wie” entscheidet darüber, ob Worte wohlwollend und offen aufgenommen werden oder eher verschließen.
Auch in einer E-Mail-Abwesenheitsnotiz kann der “SIE-Standpunkt” sehr gut verwendet werden. Anstatt den Empfänger nur über die eigene Abwesenheit zu informieren “Ich bin vom … bis … abwesend. Ich bin wieder erreichbar ab …”, spricht ihn eine Formulierung im “SIE-Standpunkt wie “Sie erreichen mich wieder ab …” direkt an.
Fazit: Wer überzeugend kommunizieren will, der sollte nach den Worten des Pioniers der modernen Managementlehre Peter F. Drucker handeln: “Betrachte die Welt mit den Augen Deines Gegenübers.”
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