Die meisten Betriebe kennen den eigenen Personalbedarf viel zu wenig und eine entsprechende Personaleinsatzplanung basiert mithin auf falschen Annahmen. “Mangelhaft ist vor allem das Wissen über den Verlauf des Personalbedarfs (https://www.ssz-beratung.de/) innerhalb eines Jahres, einer Woche und eines Tages”, beginnt Guido Zander, geschäftsführender Gesellschafter der SSZ Beratung, Feldkirchen.
Hier greifen die Betriebe auf Vorjahresdaten zurück, ohne diese genauer zu prüfen. Die Arbeitszeitexperten wissen wovon sie sprechen, begleiten sie bereits seit vielen Jahren Unternehmen auf dem Weg zu einer passenden Personaleinsatzplanung (https://www.ssz-beratung.de/bedarfsorientierte-personaleinsatzplanung/), bei der die Flexibilisierung der Arbeitszeit im Mittelpunkt steht und Überdeckungen und Unterdeckungen vermieden werden.
Deshalb raten die Experten zu einem mehrstufigen Verfahren. Im ersten Schritt ermitteln die Berater auf Basis der Vergangenheitsdaten den tatsächlichen Bedarf. Wichtige Bedarfstreiber sind z.B. im Handel Umsatz und Kundenfrequenz. In anderen Branchen wären dies z.B. Anrufe für Call Center, Geschäftsvorfälle für Back Office-Einheiten oder Artikel in der Produktion. Hat man diese ermittelt, werden sie geeignet auf die Zukunft übertragen. Und genau hier liegt der Unterschied. Wichtig ist, dass man vergleichbare Zeiträume aus der Vergangenheit auf die Zukunft überträgt und nicht einfach den Jahresverlauf oder Wochenverlauf eins zu eins zu übertragt. “Um es deutlich zu machen, wir müssen Ostern mit Ostern und Ferienwochen mit Ferienwochen vergleichen. Und vor allen Dingen Vergangenheitsdaten um Sonderereignisse bereinigen. So ist eine Baustelle vor einem Supermarkt, die zu Umsatzeinbußen geführt hat, nicht einfach auf das nächste Jahr zu übertragen”, bringt es Dr. Burkhard Scherf, ebenfalls geschäftsführender Gesellschafter, auf den Punkt.
Die Möglichkeit, Bedarfe vorherzusagen ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Manche können Bedarfe über mehrere Wochen oder sogar Monate mit geringen Abweichungen prognostizieren, anderen gelingt das nur für die Folgewoche und evtl. dann noch mit einigen Unsicherheiten. Erst wenn man diese Unsicherheiten kennt, kann man die daraus resultierende notwendige Flexibilität ermitteln und geeignete Arbeitszeit- bzw. Flexibilitätsmodelle definieren. Denn ist der Abruf von Flexibilität klar geregelt, wird vermieden, dass die notwendige Flexibilität immer wieder durch die gleichen “freiwilligen” Mitarbeiter erbracht wird.
“Wir raten unseren Kunden in jedem Fall zu einer sorgfältigen Bedarfsanalyse. Aber gerade, wenn eine neue Personaleinsatzplanungssoftware angeschafft werden soll, ist diese noch umso wichtiger. Denn die beste Software zur Personaleinsatzplanung schafft keinen Nutzen, wenn die Mitarbeiter effizient gegen einen falschen Bedarf geplant werden oder es keine Regelungen gibt, wie Flexibilität im Unternehmen gelebt wird”, schließt Zander.
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